WBSO – de tijd van het jaar

De WBSO regeling is voor technisch innovatieve projecten de meest bekende én meest gebruikte subsidieregeling van Nederland. En dat terwijl het technisch niet eens subsidie is, maar een fiscale maatregel. Het voordeel vloeit immers terug als een korting op loonheffing die je als werkgever minder hoeft af te dragen. Een mooi voordeel, dat al snel kan oplopen tot zo’n EUR 15 per WBSO uur!

Het is, zo midden in de herfst, weer die tijd van het jaar. Tijd om de WBSO 2023 vorm te geven. Een goed moment dus voor een aantal tips van COCOON. Hieronder volgen aan de hand van enkele ervaringen een aantal tips om het WBSO proces te vereenvoudigen.

Veel gehoorde ervaringen van ondernemers zijn:

• Het is veel gedoe en administratief werk;
• Wat is het verschil tussen een probleem en een technisch knelpunt;
• Mijn verhaal past niet binnen het maximum aantal leestekens dat gebruikt mag worden;
• Welke uren mag ik opvoeren?

WBSO tips:

1. Administratie, dat hoort er helaas altijd bij als het om overheidsregelingen gaat. Je moet immers wel kunnen verantwoorden waar belastinggeld voor is gebruikt. De WBSO is echter qua administratieve vereisten eigenlijk de meest laagdrempelige regeling die er is. Dat komt ook omdat de vorm waarin je de administratie voert grotendeels zelf mag bepalen, zolang de gemaakte WBSO uren en de inhoudelijke voortgang goed inzichtelijk zijn. Tip hierbij is om een WBSO specialist mee te laten denken over hoe binnen jouw eigen organisatie de administratie zo gevoerd kan worden, dat het niet als extra last wordt ervaren. Het is zinvol hier eens een paar uur aan te spenderen en periodiek mee te laten kijken. Dat maakt het eenvoudiger om de juiste gegevens voor meldingen en bij controles boven water te toveren!

2. WBSO krijg je voor het oplossen van technische knelpunten. Daarbij is een technisch knelpunt niet per se hetzelfde als een technisch probleem. Dat klinkt gek, het is ook een beetje een definitie kwestie. Wanneer je een technisch probleem ervaart, stel je dan de vraag waarom dat eigenlijk een probleem is. Meestal kom je dan op het niveau waar de WBSO over gaat. Ook hierbij is het zinvol iemand met voldoende WBSO ervaring mee te laten denken.

3. RVO heeft een maximum aantal tekens waarbinnen de aanvraag moet worden ingediend. Op bijlagen zit RVO niet te wachten. Reden hiervoor is dat dit het beoordelingsproces vereenvoudigd. Soms is het daardoor lastig om alles wat je wilt vertellen ook qua tekst kwijt te kunnen. Tip hierbij is, houd het simpel en to-the-point. RVO wil vooral weten wat de technische knelpunten zijn en in welke richting je denkt om die denkt op te lossen. Houd dat concreet en logisch, zodat een beoordelaar die het project niet kent toch binnen een paar minuten goed kan lezen waar de technische innovatie nu in zit. Hierbij kan het helpen om iemand van een andere (technische) afdeling het project eens te laten lezen. Vaak komen dan al de eerste vragen van een beoordelaar naar voren.

4. Aangezien de WBSO gaat over het oplossen van technische knelpunten, zijn dus ook de uren die hieraan worden besteed de uren die voor WBSO in aanmerking komen. Dit is een goede richtlijn over het algemeen. Daarbij zijn de volgende twee handvatten ook handig:

• Begin met een voorselectie van de personen die op basis van hun functie WBSO werk kunnen uitvoeren. Zo is de kans dat een sales manager WBSO werk uitvoert, vrij klein. Maar ook de functie van technisch ontwerper kan vragen oproepen, omdat het maken van een ontwerp niet altijd gericht is op het oplossen van een technisch knelpunt. Dit luister soms erg nauw, maar is ook afhankelijk van het aantal uren dat wordt aangevraagd. Zowel per persoon als in totaal.
• Wanneer iemand full time in dienst is, kun je rekenen met circa 1.700 – 1.900 werkbare uren op jaarbasis, waarbij vakantie en ander verlof dus in mindering zijn gebracht. Houd daarbij ook gemakshalve aan dat maximaal 80% van de tijd iemand aan WBSO werk kan besteden, zelfs als het een full time ontwikkelaar is. Er gaat immers altijd ook tijd zitten in regulier overleg, administratief werk en andere taken.

En denk je nu toch nog, wat wij als bedrijf doen is helemaal niet zo technisch innovatief? Weet dan dat er in 2021 maar liefst 20.339 bedrijven (bron: RVO) gebruik maakten van de WBSO! Je komt dus eerder in aanmerking dan je denkt. Laat bij twijfel altijd onderzoeken wat de mogelijkheden zijn, 9 van de 10 keer zijn de mogelijkheden groter dan op het eerste gezicht lijkt.

Deadline voor aanvragen is 20 december! Good luck!

COCOON biedt een inzicht in welke subsidieregelingen voor jou relevant zijn. Wij willen zo een bijdrage leveren om subsidieprocessen te versimpelen. Wij kunnen helpen met tips of door de link te leggen met een subsidiespecialist die ook kan helpen bij de aanvraag of verantwoording. Stel jouw vragen gerust via: info@cocoon.business